Hysbysiad Preifatrwydd

Mae'r hysbysiad preifatrwydd gwasanaeth hwn yn rhoi gwybodaeth i chi ar sut mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy (“CBSC”) yn casglu ac yn prosesu data personol mewn cysylltiad â gwasanaethau Galw Gofal (y “gwasanaethau”). Yn unol â fersiwn cyfraith yr UE a gedwir o’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (“GDPR y DU”) a Deddf Diogelu Data 2018, mae’r hysbysiad preifatrwydd gwasanaeth hwn yn nodi’r hyn y mae CBSC yn ei wneud mewn cysylltiad â darparu’r Gwasanaethau gyda data personol cwsmeriaid, ac unrhyw wybodaeth bersonol yn ymwneud â deiliaid allweddi, teulu, ffrindiau a gofalwyr, swyddogion ar alwad neu gontractwyr.

Bydd y wybodaeth yn yr hysbysiad preifatrwydd gwasanaeth hwn yn cael ei hadolygu’n rheolaidd i gynnwys unrhyw newidiadau pellach gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (“SCO”). 

Mae’r hysbysiad preifatrwydd gwasanaeth hwn yn ategu ein hysbysiad preifatrwydd llawn sy’n cynnwys gwybodaeth fanylach am ein gweithdrefnau prosesu data (gan gynnwys diogelwch data, cadw data, a seiliau prosesu cyfreithlon) a dylech ddarllen hwnnw ar y cyd â’r hysbysiad preifatrwydd gwasanaeth hwn. Mae i’w weld yma.

Rydym yn adolygu’r hysbysiad preifatrwydd gwasanaeth hwn yn rheolaidd. Diweddarwyd y fersiwn hwn ddiwethaf ar 11/12/2023. Cysylltwch â ni i gael fersiynau hanesyddol.

Mae’n bwysig bod y data personol sydd gennym amdanoch yn gywir ac yn gyfredol. Rhowch wybod i ni os bydd eich data personol yn newid yn ystod eich amser gyda ni.

Pwy ydym ni?

Y sawl sy’n rheoli eich data personol yw CBSC. Mewn rhai amgylchiadau, efallai y bydd eich data personol yn cael ei reoli ar y cyd gan CBSC ac awdurdod lleol arall neu gomisiynydd gwasanaeth. 

Wedi’i ddarparu gan CBSC, Galw Gofal yw gwasanaeth monitro galwadau rhanbarthol Gogledd Cymru yn darparu cymorth dwyieithog 24/7 ar gyfer darparu iechyd a gofal cymdeithasol i helpu i warchod pobl ddiamddiffyn yn eu cartrefi eu hunain neu yn y gweithle a darparu diogelwch ac annibyniaeth barhaus.

Mae’r gwasanaeth monitro galwadau yn hwyluso ymateb i bobl sy’n defnyddio technoleg gynorthwyol (Teleofal a Teleiechyd) a datrysiadau i Weithwyr sy'n Gweithio ar eu Pen eu Hunain. Mae gennym hefyd wasanaeth cyswllt brys dros y ffôn y Tu Allan i Oriau i aelwydydd ar draws y wlad.

Darperir y Gwasanaethau o dan nawdd cydweithrediad anstatudol awdurdod lleol a gynhelir o fewn fframwaith cyfreithiol. Mae'r cydweithio yn seiliedig ar y model awdurdod arweiniol, gyda dirprwyo swyddogaethau i gyflawni rhwymedigaethau'r cytundeb, darparu'r gwasanaeth, yn cynnwys gwasanaethau cymorth TG, Cyllid, AD, Cyfreithiol ac ati i CBSC gan ddefnyddio pwerau yn Adran 101 Deddf Llywodraeth Leol 1972, Adran 2 Deddf Llywodraeth Leol 2000 ac Adran 47 Deddf Gofal 1990. Mae polisïau corfforaethol CBSC yn berthnasol i weithgareddau yr ymgymerir â nhw i ddarparu’r Gwasanaethau, ac ymrwymir i bob contract gan CBSC.

Y data personol a gasglwn amdanoch chi  

Mae data personol yn golygu unrhyw wybodaeth am unigolyn y gellir adnabod y person hwnnw ohoni. Nid yw'n cynnwys data lle mae'r hunaniaeth wedi'i ddileu (data dienw).

Gallwn gasglu, defnyddio, storio a throsglwyddo gwahanol fathau o ddata personol amdanoch chi fel a ganlyn:

• MaeData Hunaniaeth yn cynnwys teitl, enw cyntaf, enw olaf, statws priodasol a rhyw testunau'r data, cysylltiadau brys, cysylltiadau brys y tu allan i oriau, unrhyw un arall sy'n byw yn yr un eiddo â'r defnyddiwr gwasanaeth, landlord y defnyddiwr gwasanaeth (lle mae landlord o'r fath wedi comisiynu’r Gwasanaethau ar ran defnyddiwr gwasanaeth), asiantaethau gofal cartref neu weithwyr cymorth i ddefnyddiwr gwasanaeth, contractwyr a enwir, swyddogion ar ddyletswydd a rheolwyr a ddarperir gan unrhyw reolwr ar y cyd sydd wedi comisiynu’r Gwasanaethau ar ran unrhyw ddefnyddiwr/defnyddwyr gwasanaeth; oedran, cyfeiriad, a rhifau ffôn;
• Mae Data Cyswllt yn cynnwys cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost testunau'r data, cysylltiadau brys, cysylltiadau brys y tu allan i oriau, unrhyw un arall sy'n byw yn yr un eiddo â'r defnyddiwr gwasanaeth, landlord y defnyddiwr gwasanaeth (lle mae landlord o'r fath wedi comisiynu’r Gwasanaethau ar ran defnyddiwr gwasanaeth), asiantaethau gofal cartref neu weithwyr cymorth i ddefnyddiwr gwasanaeth, contractwyr a enwir, swyddogion ar ddyletswydd a rheolwyr a ddarperir gan unrhyw reolwr ar y cyd sydd wedi comisiynu’r Gwasanaethau ar ran unrhyw ddefnyddiwr/defnyddwyr gwasanaeth;
• Mae Data Proffil yn cynnwys rhif cyfeirnod offer unigryw a neilltuwyd i’r offer teleofal a osodwyd yng nghartref defnyddiwr gwasanaeth, rhif cyfeirnod cronfa ddata Gofal Cymdeithasol unigryw ‘RAISE’ a neilltuwyd i ddefnyddiwr gwasanaeth;  
• Mae Data Defnydd yn golygu gwybodaeth bodlonrwydd a manylion cwynion gan ddefnyddwyr gwasanaeth neu sy'n ymwneud â defnyddwyr gwasanaeth.

Gallwn gasglu, defnyddio, storio a throsglwyddo’r gwahanol fathau o ddata personol categori arbennig amdanoch chi fel a ganlyn:

• Tarddiad ethnig neu hiliol;
• credoau crefyddol neu athronyddol;
• data sy'n ymwneud â'ch iechyd neu gyflwr corfforol neu feddyliol, meddyginiaeth neu driniaeth arall, pryderon lles, disgrifiad corfforol neu ffotograff; a
• rhyw neu gyfeiriadedd rhywiol.

Efallai y byddwn yn casglu, defnyddio, storio a throsglwyddo data troseddau amdanoch chi.

Gallwn hefyd gasglu, defnyddio a rhannu data cyfun megis data ystadegol neu ddemograffig at unrhyw ddiben. Gallai data cyfun ddeillio o’ch data personol ond nid yw’n cael ei ystyried yn ddata personol yn ôl y gyfraith, gan na fydd y data hwn yn datgelu pwy ydych yn uniongyrchol nac yn anuniongyrchol. Er enghraifft, efallai y byddwn yn cyfuno eich data defnydd i gyfrifo canran y defnyddwyr gwasanaeth sy'n gwneud galwadau brys. Fodd bynnag, os byddwn yn cyfuno neu’n cysylltu data cyfun â’ch data personol fel y gall eich adnabod yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, byddwn yn trin y data cyfunol fel data personol, a fydd yn cael ei ddefnyddio yn unol â’r hysbysiad preifatrwydd gwasanaeth hwn.

Sut y cesglir eich data personol?

Rydym yn defnyddio gwahanol ddulliau i gasglu data oddi wrthych ac amdanoch chi gan gynnwys drwy:

• ryngweithiadau uniongyrchol. Gallwch roi eich manylion adnabod a’ch data cyswllt i ni drwy lenwi ffurflenni neu drwy ohebu â ni drwy’r post, ffôn, e-bost neu fel arall. Mae hyn yn cynnwys data personol a ddarperir gennych pan fyddwch yn cofrestru fel defnyddiwr gwasanaeth, yn rhoi adborth i ni neu'n cysylltu â ni;
• technolegau neu ryngweithiadau awtomataidd. Wrth i chi ryngweithio â'n Gwasanaethau byddwn yn casglu data technegol yn awtomatig am eich offer sy'n gysylltiedig â'n darpariaeth o'r Gwasanaethau. Rydym yn casglu'r data personol hwn drwy ddefnyddio cofnodion gweinydd a thechnolegau tebyg eraill;
• trydydd partïon. Byddwn yn cael data personol amdanoch gan wahanol drydydd partïon, gan gynnwys unrhyw gyd-reolwyr sydd wedi comisiynu’r Gwasanaethau ar eich rhan, eich cysylltiadau brys, darparwyr gofal iechyd neu ofal cartref, neu drydydd partïon sy’n ymwneud â ni i ddarparu’r Gwasanaethau.  
  
  
  

Sut fyddwn ni’n defnyddio eich data personol

Dim ond pan fydd y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny y byddwn yn defnyddio eich data personol. Yn fwyaf cyffredin, byddwn yn defnyddio eich data personol o dan yr amgylchiadau canlynol:

• lle mae angen i ni gyflawni contract ar gyfer darparu'r Gwasanaethau;
• lle mae’n angenrheidiol ar gyfer ein buddiant dilys (neu rai trydydd parti) ac nad yw eich buddiannau a’ch hawliau sylfaenol yn drech na’r buddiannau hynny;
• lle mae angen i ni gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol; neu
• i ddiogelu bywyd rhywun.

Yn gyffredinol, nid ydym yn dibynnu ar ganiatâd fel sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol.

Ar gyfer beth ydym yn defnyddio data personol?

Rydym wedi nodi isod, ar ffurf tabl, ddisgrifiad o’r holl ffyrdd rydym yn bwriadu defnyddio’ch data personol, a pha rai o’r seiliau cyfreithiol rydym yn dibynnu arnynt i wneud hynny. Rydym hefyd wedi nodi beth yw ein buddiant dilys lle bo'n briodol.

Sylwch y gallwn brosesu eich data personol am fwy nag un sail gyfreithlon yn dibynnu ar y diben penodol yr ydym yn defnyddio eich data ar ei gyfer. Cysylltwch â ni os oes angen manylion arnoch am y sail gyfreithiol benodol rydym yn dibynnu arni i brosesu eich data personol, lle mae mwy nag un sail wedi’i nodi yn y tabl isod.

Yn ogystal, y sail gyfreithiol i brosesu eich data personol categori arbennig yw:

• Buddiant allweddol i fywyd; 
• iechyd neu ofal cymdeithasol (gyda sail yn y gyfraith):  
• rheoli systemau neu wasanaethau gofal iechyd neu systemau neu wasanaethau gofal cymdeithasol.

Rydym yn derbyn data personol ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth ar ffurf atgyfeiriadau gan awdurdodau lleol a chomisiynwyr gwasanaeth eraill (rheolyddion data ar y cyd) ynghyd ag unrhyw wybodaeth arall y bydd arnom ei angen yn rhesymol er mwyn darparu’r gwasanaeth monitro galwadau. Gall hyn gynnwys gwybodaeth am gysylltiadau brys a enwir ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth, neu unigolion eraill sy'n byw yn yr un eiddo â defnyddiwr gwasanaeth.  

Gall gwrthrych data roi data ychwanegol yn ystod cais am ymateb brys neu alwad y Tu Allan i Oriau, sy’n berthnasol i benderfynu ar yr ymateb priodol a blaenoriaethu’r alwad frys. Rydym yn gwneud ac yn cadw recordiadau llais o'r holl alwadau ffôn a wneir gan ein canolfan monitro galwadau ac iddyn nhw mewn perthynas â darparu'r Gwasanaethau.  

Nid ydym yn defnyddio eich data personol at ddibenion marchnata. 

Gyda phwy y rhennir eich gwybodaeth?

Wrth ddarparu’r Gwasanaeth, mae’n bosibl y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth ag:

• unrhyw reolwr data ar y cyd mewn perthynas â’ch data personol;
• chi neu eich cynrychiolydd awdurdodedig;
• eich cysylltiadau penodol, sef eich perthynas agosaf, ffrindiau, perthnasau neu ofalwyr;
• eich asiantaeth Gofal yn y Cartref;
• unrhyw gontractwyr a enwir a ddarperir gan reolwr ar y cyd mewn perthynas â'ch data personol;
• eich ymarferwyr iechyd neu’r gwasanaethau brys;
• cynrychiolwyr yr awdurdod lleol y mae’n bosibl y bydd angen cysylltu â nhw ynglŷn ag unrhyw bryder a godwyd am eich lles;
• trydydd partïon perthnasol pan fo’n ofynnol yn ôl y gyfraith; 
• darparwyr gwasanaeth (sy'n gweithredu fel proseswyr data) yng Nghymru a Lloegr sy'n darparu gwasanaethau TG a meddalwedd i gefnogi'r Gwasanaethau;
• ein cynghorwyr proffesiynol gan gynnwys cyfreithwyr, archwilwyr ac yswirwyr yng Nghymru a Lloegr sy'n darparu gwasanaethau proffesiynol i ni; 
• rheoleiddwyr ac awdurdodau eraill sydd wedi'u lleoli yn y Deyrnas Unedig y mae angen adrodd am weithgareddau prosesu arnynt o dan rai amgylchiadau; ac
• Unrhyw drydydd parti y gallwn ddewis gwerthu, trosglwyddo neu uno rhannau o fusnes neu asedau Galw Gofal iddynt. Fel arall, efallai y byddwn yn ceisio caffael busnesau eraill neu uno â nhw. Os bydd newid yn digwydd i fusnes Galw Gofal, yna gall y perchnogion newydd ddefnyddio eich data personol yn yr un modd ag a nodir yn hysbysiad preifatrwydd y gwasanaeth hwn.

Rydym yn ei gwneud yn ofynnol i bob trydydd parti barchu diogelwch eich data personol a'i drin yn unol â'r gyfraith. Nid ydym yn caniatáu i’n darparwyr gwasanaeth trydydd parti ddefnyddio’ch data personol at eu dibenion eu hunain a dim ond yn caniatáu iddynt brosesu eich data personol at ddibenion penodol ac yn unol â’n cyfarwyddiadau.

Trosglwyddiadau Rhyngwladol

Nid ydym yn trosglwyddo eich data personol y tu allan i’r DU.

Diogelwch Data

Rydym wedi rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith i atal eich data personol rhag cael ei golli yn ddamweiniol, ei ddefnyddio neu ei ddarllen mewn modd diawdurdod, ei newid neu ei ddatgelu. Rydym hefyd yn cyfyngu mynediad at eich data personol i weithwyr, asiantiaid, contractwyr a thrydydd partïon sydd ei hangen at ddibenion busnes. Byddant ond yn prosesu’ch data personol yn unol â’n cyfarwyddiadau ac maent yn destun dyletswydd cyfrinachedd.

Rydym wedi rhoi gweithdrefnau mewn lle i ymdrin ag unrhyw achos o fynediad diawdurdod at ddata a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reolydd perthnasol os oes achos o dorri rheolau os yw’r gyfraith yn mynnu hynny.

Am ba hyd y byddwn yn cadw’r wybodaeth hon?

Byddwn ond yn cadw eich data personol cyhyd ag y bo’n rhesymol angenrheidiol i gyflawni’r dibenion y’i casglwyd ar eu cyfer, gan gynnwys at ddibenion bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, rheoleiddiol, treth, cyfrifyddu neu adrodd. Mae’n bosibl y byddwn yn cadw eich data personol am gyfnod hwy os bydd cwyn neu os ydym yn credu’n rhesymol bod posibilrwydd o ymgyfreitha mewn perthynas â’n perthynas â chi.

Er mwyn pennu’r cyfnod cadw priodol ar gyfer data personol, rydym yn ystyried swm, natur a sensitifrwydd y data personol, y risg bosibl o niwed o ddefnyddio neu ddatgelu eich data personol heb awdurdod, y dibenion yr ydym yn prosesu eich data personol ar eu cyfer ac a ydym yn gallu cyflawni'r dibenion hynny drwy ddulliau eraill. Rydym hefyd yn ystyried y gofynion cyfreithiol, rheoleiddiol, treth, cyfrifyddu neu ofynion eraill.

Y cyfnod cadw ar gyfer data personol a gesglir wrth ddarparu’r Gwasanaeth fel arfer yw tair blynedd. Mae mwy o fanylion am gyfnodau cadw ar gyfer gwahanol agweddau ar eich data personol ar gael yn ein polisi cadw, y gallwch ofyn amdano gennym drwy gysylltu â ni gan ddefnyddio’r manylion cyswllt isod.

Eich hawliau chi dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol

Mewn amgylchiadau penodol, mae gennych chi hawliau dan gyfraith diogelu data mewn perthynas â’ch data personol. Mae’r hawliau hyn ar gyfer:

• gwneud cais i weld eich data personol;
• gwneud cais i gywiro eich data personol;
• gwneud cais i ddileu eich data personol;
• gwrthod prosesu eich data personol;
• gwneud cais i osod cyfyngiadau ar brosesu'ch data personol;
• gwneud cais i drosglwyddo eich data personol; a  
• thynnu caniatâd yn ôl.

Gweler mwy o fanylion am bob un o'r hawliau hyn yn Atodiad A. Os dymunwch arfer unrhyw un o'r hawliau a nodir uchod, cysylltwch â ni gan ddefnyddio'r manylion cyswllt isod. 

Fel arfer ni fydd yn rhaid i chi dalu ffi i gael mynediad at eich data personol (neu i arfer unrhyw un o'r hawliau eraill). Fodd bynnag, efallai y byddwn yn codi ffi resymol os yw'n amlwg bod eich cais yn ddi-sail, yn ailadroddus neu'n ormodol. Fel arall, gallem wrthod cydymffurfio â'ch cais o dan yr amgylchiadau hyn.

Mae’n bosibl y bydd angen i ni ofyn am wybodaeth benodol gennych i’n helpu i gadarnhau pwy ydych chi, a sicrhau eich hawl i gael mynediad at eich data personol (neu i arfer unrhyw un o’ch hawliau eraill). Mesur diogelwch yw hyn i sicrhau nad yw data personol yn cael ei ddatgelu i unrhyw un nad oes ganddo/ganddi hawl i'w gael. Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn cysylltu â chi i ofyn i chi am fwy o wybodaeth mewn perthynas â’ch cais i gyflymu ein hymateb.

Rydym yn ceisio ymateb i bob cais cyfreithlon o fewn mis. O bryd i'w gilydd gallai gymryd mwy na mis i ni os yw eich cais yn arbennig o gymhleth, neu os ydych wedi gwneud nifer o geisiadau. Yn yr achos hwn, byddwn yn eich hysbysu ac yn eich diweddaru.

I gael mwy o wybodaeth am y data personol y mae CBSC yn ei gadw a sut y caiff ei ddefnyddio, neu os hoffech arfer eich hawliau o dan GDPR y DU, defnyddiwch y manylion cyswllt isod:

Nick McCavish – Rheolwr Strategol Rhanbarthol
Rhif ffôn: 01492 575240 / 07720 103551
E-bost: nick.mccavish@conwy.gov.uk 

I gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, gweler y manylion isod:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Llinell gymorth: 029 2067 8400 (Llinell gymorth Cymru) neu 0303 123 1113 (Llinell gymorth y DU)
Gwefan: www.ico.org.uk